Découvrez le métier de Chief of Staff : nouveau poste parmi vos C-Levels

Dans un univers de la Teh et de l’Innovation en constante évolution, les structures organisationnelles se transforment pour répondre aux besoins complexes des startups, scale-ups ou licornes. Parmi les développements récents dans ce domaine, un nouveau rôle émerge en tant que pierre angulaire des équipes de direction : le Chief of Staff. Ce poste, en apparence discret mais extrêmement influent, apporte une nouvelle dynamique aux entreprises cherchant à optimiser leur performance et leur agilité.

Dans cet article, plongeons-nous dans l'univers du Chief of Staff, en explorant son rôle, ses missions, son profil et les étapes clés pour l'intégrer de manière stratégique au sein de votre entreprise.

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Nous avons pour cela interviewé Jonas Åman que nous avons eu la chance d'accompagner dans son recrutement en tant que Chief of Staff au sein de la licorne française Back Market. Dans sa carrière professionnelle, Jonas a pu accompagner avec succès différentes société en hyper-croissance sur des enjeux d'optimisation des organisations, de structuration et d'accompagnement au changement telles que Spotify.

1. Qu'est-ce qu'un Chief of Staff ?

Le Chief of Staff, littéralement le "Chef d'État-Major", ”Chef de cabinet” ou “Directeur de cabinet”, est bien plus qu'un simple adjoint exécutif. Sa fonction principale est de soutenir le Chief Executive Officer de l’entreprise ou un autre membre du Codir dont il est le partenaire de confiance. Il est le garant de la coordination stratégique et opérationnelle au sein de l’organisation. Dans les entreprises de la Tech, ce poste est de plus en plus rattaché au CTO qui est un périmètre stratégique pour les entreprises innovantes soumises à de forts enjeux de développement et de structuration. Agissant comme un catalyseur de la communication, de la coordination et de l'exécution stratégique, il met en musique, tel un chef d'orchestre, la stratégie de l’entreprise en travaillant avec les différentes directions. Il permet au CEO ou autres C-Levels avec qui il a un lien hiérarchique, de se concentrer sur des objectifs long terme. Il joue un rôle multifonctionnel qui nécessite une compréhension holistique des opérations, une vue d'ensemble des enjeux stratégiques et la capacité de travailler avec une variété de parties prenantes.

🎙️ Témoignage de Jonas Åman - Chief of Staff  :  

« Pour moi, l'objectif le plus important d'un Chief of Staff est d'aider l'entreprise à tirer le maximum de valeur de son équipe, de sa structure et des contraintes organisationnelles dans lesquelles elle opère. Plus concrètement, cela signifie souvent aider l'organisation à établir des priorités dans la manière d'investir son temps (c'est-à-dire aider parfois les dirigeants à dire non aux idées et aux initiatives), identifier, améliorer voire de supprimer les processus inefficaces, améliorer la communication et la transparence au sein de l'organisation. » ^‍

2. Quand avez-vous besoin d'un Chief of Staff dans votre équipe ?

L'embauche d'un Chief of Staff devient pertinente à différents stades de croissance d’une entreprise ou d’un département spécifique. Si votre société se trouve à un carrefour stratégique, fait face à une expansion majeure ou se trouve dans une situation où il est nécessaire de rationaliser les opérations, ce rôle peut s'avérer crucial. 

En tant que dirigeant, si vous vous posez la question de savoir si le moment est venu d’intégrer dans votre organigramme un Chief of Staff dans votre équipe, voici quatre situations qui illustrent les cas où la réponse est clairement OUI : 

1- Vous n’êtes plus en mesure d'être présent à toutes les réunions ou événements où des décisions importantes pour l’entreprise sont prises. Vous identifiez le besoin d’avoir une personne de confiance qui soit vos yeux et vos oreilles lorsque vous ne pouvez pas être présent. 

2- Vous ne pouvez pas suivre individuellement les tableaux de bord et les indicateurs de performances en lien avec les stratégies de croissance ou les projets long terme que vous initiez. Vous vivez dans la crainte qu’un problème critique ne soit pas résolu ou ne soit pas porté à votre attention suffisamment tôt. 

3- Votre entreprise souffre d'une courbe de croissance abrupte et a besoin d'être activement suivie. Vous avez besoin de quelqu'un pour s'assurer que vos stratégies se répandent à tous les niveaux de votre organisation, au-delà de votre équipe de direction. 

4- Vous n'avez pas le temps de vous consacrer à une réflexion approfondie et à une vision, car vous participez à des réunions successives et vous êtes coincé dans la gestion des opérations. 

🎙️ Témoignage de Jonas Åman - Chief of Staff  : 

«  Mon rôle en tant que Chief of Staff chez Back Market était strictement limité à l'organisation Tech. La raison en était que l’entreprise entrait dans une période de croissance majeure (doublement de la taille en 12 mois) et qu'ils avaient besoin de mettre à jour les processus d'embauche et d’intégration, le cadre et les lignes directrices des développements professionnels et l'organisation interne du département pour être en mesure de gérer une croissance aussi rapide. J'ai travaillé sur tous ces aspects, souvent en étroite collaboration avec les responsables et directeurs des ressources humaines et de l'ingénierie, afin de m'assurer que nous créions des processus utiles dans notre contexte spécifique. » 

3. Comment créer un poste de Chief of Staff dans votre organisation C-Levels ? 

Vous l’avez compris, le rôle de Chief of Staff peut revêtir une variété de responsabilités. Chaque poste de Chief of Staff sera légèrement différent car, pour être efficace, il doit être adapté aux besoins de l’entreprise, de l'équipe dirigeante et de l'organisation.  

Dès lors, il est essentiel de bien définir le périmètre du poste de Chief of Staff afin de faciliter son intégration au sein de votre équipe de direction. L’erreur serait que vous ne preniez pas le temps de clarifier la description du poste et n'obteniez pas l'adhésion de votre équipe de direction à l'avance quant à l’intégration de ce nouveau membre.  

Afin de définir des attentes claires pour ce rôle, voici quelques pistes de réflexion qui vous aideront dans la définition du périmètre et des responsabilités du poste :

• Gestion de projets : Quels sont les projets dont il sera le référent, ceux qu'il gérera et ceux qu'il déléguera ?

• Niveau d'autorité : Quelles décisions prendra-t-il au nom du C-Level à qui il est rattaché ? Pour quelles tâches travaillera-t-il en partenariat avec les membres de l'équipe de direction ? Qu'est-ce qu'il suivra et mesurera ?

• Changements de processus : Quels sont les informations, les projets et les processus qui seront délégués à cette fonction alors qu'ils étaient auparavant gérés par vous-même en tant que membre du Codir ? 

• Évolution de la fonction : Ce poste est-il prévu pour évoluer vers un autre poste C-Level dans votre organisation ? Ou s'agit-il d'un partenariat à long terme entre vous et votre Chief of Staff ?

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4. Quelles sont les responsabilités du Chief of Staff ?

Une fois que vous saurez comment adapter le poste de Chief of Staff à votre organisation, vous pourrez dessiner les contours du poste plus précisément et y intégrer des responsabilités telles que :

• La coordination stratégique : Le Chief of Staff pourra jouer un rôle clé dans l'alignement des objectifs stratégiques à travers l'ensemble de l'organisation. Il agira comme un pivot central pour garantir que les différentes équipes travaillent de concert vers des objectifs fixés communs.

• La gestion des opérations : Le Chief of Staff pourra superviser les opérations quotidiennes et le planning stratégique afin de libérer du temps à la personne à qui il est rattaché qui pourra ainsi se concentrer sur la vision long terme.

• L’analyse et les rapports : Le Chief of Staff collecte et analyse des données pertinentes, fournissant des informations exploitables pour guider la prise de décision stratégique.

• La gestion du changement : Lors des moments de transition, le Chief of Staff facilite l'adaptation de l'entreprise à la conduite du changement en alignant les équipes sur les nouvelles stratégies et en garantissant une communication transparente. 

Cette liste n’est, bien entendu, pas exhaustive et il vous appartiendra de la préciser en fonction de vos propres besoins et du contexte de votre organisation. 

🎙️ Témoignage de Jonas Åman - Chief of Staff  : 

« Lors de mon expérience en tant que Chief of Staff chez Back Market, j’étais rattaché au CTO et mes pairs étaient les directeurs de l'ingénierie. Au début, je n'avais pas d'équipe, mais au fil du temps, j'ai engagé trois personnes pour m'aider à gérer les aspects opérationnels des responsabilités du Chief of Staff (c'est-à-dire la planification, le travail sur le budget, les communications, etc.). En termes de réalisations, je dirais que j'ai principalement contribué à la mise à jour du processus de recrutement, du processus d'intégration des nouvelles équipes et du cadre de développement professionnel interne (c'est-à-dire les parcours d'évolution de carrière). »‍

5. Quelles sont les qualités et les compétences nécessaires pour devenir CoS ?  

Une fois que vous avez défini clairement les tâches et les responsabilités de ce nouveau poste dans votre organisation, vous devez réfléchir au profil du bon candidat. Il existe quelques qualités essentielles que l'on retrouve toujours chez les Chiefs of Staff mais vous devrez également vous demandez quels seront le type de personnalité, les compétences et le niveau de séniorité qui complèteront au mieux l'ensemble de votre équipe déjà en place. 

En ce qui concerne les qualités de base, voici celles qui semblent essentielles :

• Curiosité : La fonction de Chief of Staff exige une bonne compréhension des opérations, des expertises et des personnalités des autres membres de l’équipe dirigeante. La bonne personne doit être stimulée par ces sujets larges au lieu d'être challengée.

• Résilience : Le poste de Chief of Staff exige d'apprendre à un rythme effréné dans des environnements à fort enjeu, avec de potentiels échecs en cours de route. Le candidat idéal devra être rigoureux, faire preuve d'humilité, d'esprit de collaboration et d’adaptabilité. 

• Communication : La capacité à communiquer efficacement avec des parties prenantes variées est impérative pour réussir dans la fonction de Chief of Staff. Il faut pouvoir assurer une communication concise, claire et pragmatique qui facilite un management transversal au sein de la strate des C-Levels de l’entreprise.

• Passion : Le Chief of Staff devra avoir un désir profond de réussite de l'organisation. C’est un profil fédérateur, doté d’un très bon relationnel et d’un esprit d’équipe développé, avec qui il doit être agréable et stimulant de collaborer, en particulier dans les moments de stress, d'épuisement et de frustration.  

En ce qui concerne les compétences, le Chief of Staff devra posséder en particulier :

• Un esprit stratégique : Le Chief of Staff devra rapidement acquérir une solide connaissance des objectifs, du cap et des risques de l'entreprise. Il mène le pilotage stratégique et pour cela doit être en mesure de comprendre le pourquoi des projets et pas seulement le quoi. 

• Des capacités de gestion de projets collaboratifs : Le Chief of Staff devra tisser des liens étroits avec toutes les organisations de l'entreprise et être capable de gérer efficacement les relations entre les différents secteurs. Il doit savoir travailler en équipe, avoir de grandes qualités relationnelles et avoir de solides capacités managériales.

• Un jugement et une prise de décision solides : Le Chief of Staff doit être en mesure d'établir des priorités pour assurer l'avancement des projets et la coordination entre les différents services / secteurs de l’entreprise. Il joue un rôle de coordinateur, d’aide à la décision. Il soulève les bonnes questions, sait proposer des solutions et anticiper les besoins.

• Une analyse stratégique et la capacité à traiter des quantités massives d'informations : L'une des fonctions essentielles de ce poste consistera à organiser, hiérarchiser, communiquer et résumer les données provenant de l'ensemble de l'organisation afin de prendre les bonnes décisions au bon moment. La maîtrise des outils tels que tableaux de bord, outils de Business Intelligence, reporting, etc. est requis pour le poste. 

Enfin, et cela n’est pas toujours le plus simple, le Chief of Staff devra pour savoir gérer les attentes et parfois les jeux de pouvoir au sein de l’équipe de direction.

🎙️ Témoignage de Jonas Åman - Chief of Staff  : 

« Vous devez faire preuve d'empathie, résoudre les problèmes et savoir écouter. Ayez une oreille attentive mais ne vous chargez pas de trop de tâches. Choisissez judicieusement vos batailles - quelle est l'amélioration qui ferait la plus grande différence ? Trouvez-la et résolvez-la - si vous essayez de tout changer, vous ne ferez que submerger et ralentir l'organisation. Aidez également les gens à s'aider eux-mêmes ! Votre objectif à long terme devrait être de ne plus être nécessaire du tout, sinon vous créerez inévitablement une dépendance organisationnelle à votre égard ! »^‍

6. Comment collaborer avec votre Chief of Staff ? 

La synergie avec le Chief of Staff repose sur une compréhension mutuelle et une communication fluide. Voici quelques conseils pour développer une collaboration fructueuse :

• Bien communiquer sur son rôle au sein de votre équipe de C-Levels : Prenez le temps de vous assurer que tout le monde comprenne bien comment ce rôle sera le plus efficace possible. Quels sont les processus qui vont changer ? Quels sont les projets, les données et les questions qui doivent être portés à l'attention de votre Chief of Staff alors qu'ils étaient auparavant traités directement par vous ?

• Définir des objectifs clairs : Établissez des objectifs clairs et des attentes précises pour le rôle de Chief of Staff afin d'assurer une direction commune. Vos besoins, vos objectifs et votre stratégie peuvent évoluer au fil du temps, à mesure que votre entreprise se développera, mais ils doivent toujours être parfaitement clairs pour votre Chief of Staff. 

• Communication ouverte : Faites preuve de transparence dans vos échanges pour établir un environnement de confiance. N'annulez jamais vos entretiens individuels, même s'ils ne durent que cinq minutes car ils seront les conversations les plus efficaces de vos journées.

• Réévaluation continue : Les rôles et les responsabilités du Chief of Staff peuvent évoluer avec le temps. Réévaluez régulièrement la pertinence de ses fonctions et ajustez-les en conséquence.

• Soutien mutuel : Le Chief of Staff et la personne à qui il est rattaché forment un binôme. Ils doivent être des soutiens l'un pour l'autre, se complétant dans leurs forces et leurs compétences.

🎙️ Témoignage de Jonas Åman - Chief of Staff  : 

"Pour que ce rôle fonctionne dans l'organisation, il faut essayez d'établir des liens authentiques avec les dirigeants - et les collaborateurs, les personnes qui font avancer les choses, comme les HRBP, les assistants de direction, les office managers, etc. Écoutez leurs problèmes sans proposer de solutions, mais posez plutôt des questions pour les aider à clarifier leur pensée. Si vous pouvez les aider à briller, l'organisation connaîtra le succès.” 

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En conclusion, le Chief of Staff émerge comme un élément essentiel parmi les C-Levels pour les entreprises modernes en quête d'efficacité et de réussite stratégique. C’est pourquoi il devient de plus en plus incontournable dans les entreprises innovantes en hyper-croissance comme les startups, scale-ups ou licornes ayant réalisées des levées de fonds conséquentes. Ce rôle ne se contente pas de soutenir l’équipe de direction mais il renforce également la connectivité organisationnelle, stimule l'innovation et facilite la mise en œuvre des stratégies. En identifiant soigneusement les qualités nécessaires et en établissant des lignes de communication claires, les entreprises peuvent exploiter tout le potentiel du Chief of Staff pour se propulser vers un avenir prospère et durable.

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